PROBLEMATIZAÇÃO: Você sabe como é realizada a gestão de um projeto? Já participou da organização de algum evento? Sabe todos os passos a serem seguidos para que o projeto final seja concretizado?

 

 

PROBLEMATIZAÇÃO:

Você sabe como é realizada a gestão de um projeto? Já participou da organização de algum evento? Sabe todos os passos a serem seguidos para que o projeto final seja concretizado?

 

SIGNIFICAÇÃO:

Os custos, ou investimentos em projetos, são uma das principais restrições que as empresas encontram para alavancar seus negócios. A sua gestão é importante para garantir que os desvios junto ao orçamento inicial não ocorrerão (ou serão controlados) para que o negócio seja viável.

 

As empresas devem ficar atentas àquelas situações que podem fazer os custos serem ampliados em um projeto: atrasos na entrega de equipamentos e materiais (o que traz a necessidade de uma criteriosa seleção de fornecedores), atrasos nos pagamentos de colaboradores e fornecedores, que pode fazê-los descumprirem os acordos existentes (o que traz a necessidade de que o fluxo de caixa seja bem administrado, garantindo que o dinheiro entre mais rápido do que saia da conta da empresa, ou mostrando a necessidade de empréstimos para que o projeto não seja paralisado por falta de recursos).

 

Os erros nas especificações dos materiais, nos locais e datas de entrega deles e nas estimativas de preços para não haver retrabalho e custos extras (o que traz a necessidade do escopo ter sido feito de maneira correta, bem como da elaboração precisa do planejamento da gestão de custos).

 

As principais técnicas utilizadas na estimação dos custos de um projeto são: estimativa análoga, estimativa paramétrica, estimativa bottom-up e estimativa de três pontos.

 

– A estimativa análoga (também chamada de estimativa top-down) utiliza como base de cálculo para a estimativa do custo do projeto atual os custos reais de projetos semelhantes ocorridos anteriormente, sendo muito utilizada para estimar os custos de projetos com poucas informações, tendo a vantagem de ser mais rápida e mais barata do que outras técnicas, apesar de menos precisa.

– A estimativa paramétrica utiliza uma relação estatística entre dados históricos e outras variáveis para calcular uma estimativa para parâmetros (custo, orçamento e duração) de atividades do projeto, tendo a vantagem de ser bastante precisa. Por exemplo, se uma das atividades do projeto é colocar o piso em 50 metros quadrados e, se pelos dados históricos, é de conhecimento o custo de um metro quadrado de piso, estima-se o custo total desta atividade para o projeto.

– A estimativa bottom-up consiste em estimar o custo de cada pacote de trabalho da Estrutura Analítica do Projeto (EAP) de baixo para cima para chegar ao custo estimado total do projeto, ou seja, um item da EAP deve possuir a somatória de custo de seus subitens e assim por diante.

 

EXPERIMENTAÇÃO:

Para que a análise de viabilidade e gestão de custos de um projeto faça sentido para você vamos ler o artigo “Como utilizar um estudo de viabilidade na gestão de projeto”, disponível em: https://asana.com/pt/resources/feasibility-study

 

Este artigo vai apresentar para você como acontece a condução de um grande projeto, e a importância da análise da viabilidade.

 

REFLEXÃO:

Agora vamos entender um pouco sobre a gestão de custos de um projeto, vamos ler o artigo “Gerenciamento de Custos em Projetos: o que é, qual a importância, como fazer e dicas práticas”, disponível em: https://www.euax.com.br/2019/02/gerenciamento-de-custos-em-projetos/.

 

Gerenciamento de Custos em Projetos é um conjunto de processos que tem por objetivo garantir que o projeto seja entregue dentro do orçamento aprovado. Dessa forma, é possível conciliar os recursos financeiros que o projeto precisa para ser concluído e aqueles que o patrocinador realmente pode ou está disposto a pagar.

 

É importante ressaltar que os processos de gerenciamento de custos em projetos podem, inclusive, se sobrepor aos processos de gerenciamento de escopo, cronograma, qualidade, recursos, comunicação, riscos etc. Dessa forma, se o orçamento for a principal restrição sinalizada pelo patrocinador do projeto, os demais pontos devem se adequar ao orçamento disponibilizado.

 

Além dos custos com recursos humanos e materiais, o gerenciamento de custos também considera as consequências de investir mais ou menos nesses recursos. Por exemplo, se os custos com planejamento de produto forem reduzidos, isso pode acarretar em falhas operacionais do produto, que provavelmente só serão descobertas no meio do projeto.

 

Conforme a 6ª edição do Guia PMBOK®, os processos de gerenciamento de custos em projetos incluem: Planejar o gerenciamento dos custos; Estimar os custos; Determinar o orçamento; Controlar os custos.

 

CONCEITUALIZAÇÃO:

O artigo que acabamos de ler demonstra o que é o gerenciamento de custos. Segundo o livro da nossa disciplina, o processo de planejar o gerenciamento dos custos é definir como os custos serão estimados, orçados, gerenciados, monitorados e controlados”. Nesta perspectiva, planejar o gerenciamento dos custos é o processo de estabelecer as políticas, os procedimentos e a documentação necessária para o planejamento, gestão e controle dos custos do projeto. Logo, traz como benefícios informações de como os custos do projeto serão gerenciados ao longo de seu ciclo de vida. Assim, o plano de gerenciamento de custos é um componente do plano de gerenciamento do projeto.

 

As estimativas de custos são previsões dos custos necessários para concluir o projeto, bem como o valor de reservas de contingências e gerenciais. A reserva gerencial é uma reserva de contingência adicional, com base na percepção do gerente, para cobrir eventuais riscos desconhecidos associados ao projeto.

 

AÇÃO/AVALIAÇÃO: MAPA

Imagine que você é o gerente de uma grande empresa de segurança no trabalho e foi chamado pela sua diretoria para ser um dos integrantes de uma equipe de gestão de projetos de um evento de segurança no trabalho. Será um grande congresso de segurança no trabalho digital (apresentando as novidades tecnológicas da empresa), e você será o responsável por analisar a viabilidade deste projeto. Sabendo que, se o mesmo capital que vai ser investido nessa nesse evento fosse aplicado em marketing direto para os clientes, o retorno seria de 8,5%.

 

Após a análise da viabilidade, se aprovado o projeto do evento, você também será responsável pelo acompanhamento dos custos de organização e montagem do evento.

 

Para a análise da viabilidade, você precisa apresentar para a diretoria o documento de viabilidade econômico-financeira do projeto, calculando Payback, VPL e TIR, trazendo um parecer se o projeto é viável ou inviável, em termos financeiros. Você precisa saber que um investidor da empresa, vai receber 30% do valor total do lucro da venda de ingressos/venda do produto.

 

Após a análise da viabilidade você vai iniciar os preparativos do evento. E então, vai começar o seu novo desafio: executar o evento acompanhando bem de perto os custos! Iniciados os preparativos, todos os envolvidos muito empolgados, mais deixando acontecer alguns deslizes, e então você se vê diante de um cenário que requer uma análise urgente:

Chegando ao terceiro mês de planejamento do evento, 50% da organização já estão concluídas e R$ 2.528.000,00 já foram gastos. Neste momento você vai ter que apresentar para os investidores a realidade do projeto e calcular os índices básicos da gestão de custos. Você precisa apresentar os cálculos do Valor Agregado (VA) e do Índice de Desempenho de Custos (IDC), trazendo uma conclusão de como está a gestão de custos da montagem do evento.

 

Para cumprir suas tarefas de analisar a viabilidade e acompanhar os custos, é importante que você saiba planejar, estimar, definir e controlar os custos de um projeto.

 

Considerando todas as informações passadas no MAPA, e os artigos apresentados, agora é a sua vez!

 

Agora vamos fazer o nosso relatório apresentando a viabilidade do congresso de inovações na segurança no trabalho e apresentar a gestão de custos do evento! Então são duas atividades em uma, que vamos chamar de Passo 1 e Passo 2:

O Passo 1 será fazer os cálculos de Payback, VPL e TIR.

O Passo 2 é a apresentação dos cálculos de gestão dos custos.

 

Passo 1 – Para fazer o seu relatório com a apresentação do Payback, da VPL e da TIR, analise as seguintes informações:

Duração de preparação do evento: sete meses Aluguel de equipamentos, móveis, amostras grátis, material gráfico, marketing entre outros R$ 4.400.000,00. A serem pagos em seis parcelas iguais de R$ 733.333,33 sendo a primeira parcela paga 6 meses antes da finalização do evento, a segunda parcela paga 5 meses antes da finalização do evento e assim consecutivamente. Os participantes devem pagar pela inscrição R$ 4.000,00 por pessoa e se quiserem participar de um jantar R$ 320,00 por pessoa. Taxa = 8,5% (taxa de retorno esperada se a empresa investisse em marketing direto). Recebimentos estimados com as inscrições para o evento: 1) Recebimentos estimados (30% do total da venda das inscrições): Estimativa de venda de 8 mil inscrições a R$ 4.000,00 por pessoa Totalizando R$ 32.000.000,00 Sendo que 30%, R$ 9.600.000,00 que serão recebidos, em 4 parcelas iguais por mês, a serem pagas do segundo ao quinto mês anteriores ao início do evento. Ou seja: 4 parcelas de R$ 2.400.000,00 (R$ 9.600.000,00 /4). 2) Estimativa de venda de 1.250 ingressos para o jantar a R$ 320,00 por pessoa Totalizando R$ 400.000,00. Sendo que 30%, R$ 120.000,00 a serem recebidos em 4 parcelas iguais por mês, a serem pagas do segundo ao quinto mês anteriores ao evento. Ou seja: 4 parcelas de R$ 30.000,00 (R$ 120.000,00 /4). Total de receita de R$ 9.720.000,00 (R$ 9.600.000,00 das inscrições + R$ 120.000,00 dos ingressos do jantar). Dividido em 4 parcelas de R$ 2.430.000,00 (soma dos ingressos R$2.400.000,00 + jantar R$30.000,00) Informações complementares: Todo este capital é próprio, não havendo nenhum empréstimo por parte dos empreendedores, e a venda das inscrições antecipada ajuda a amortizar esse investimento. *Lembre-se: os cálculos são feitos através do olhar dos investidores, pois você precisa provar para eles que vale investir no seu evento de segurança no trabalho.

 

A partir destes dados temos o nosso fluxo de caixa do congresso apresentado no Quadro 1:

QUADRO 1
FLUXO DE CAIXA
Investimentos	Período
	Mês 1	Mês 2	Mês 3	Mês 4	Mês 5	Mês 6
Máquinas, equipamentos, montagem evento	– R$ 733.333,33	– R$ 733.333,33	– R$ 733.333,33	– R$ 733.333,33	– R$ 733.333,33	– R$ 733.333,33
Recebimentos
Inscrições		R$ 2.430.000,00	R$ 2.430.000,00	R$ 2.430.000,00	R$ 2.430.000,00
Total	– R$ 733.333,33	R$ 1.696.666,67	R$ 1.696.666,67	R$ 1.696.666,67	R$ 1.696.666,67	– R$ 733.333,33

 

Taxa= 8,5%

 

Pede-se:

Passo 1

1) Elabore seu relatório de análise de viabilidade financeira com o Passo 1. Apresentando:

(a) Payback.

– Em quanto tempo o valor investido será recuperado?

 

– Qual a sua conclusão, vale o investimento no congresso de segurança no trabalho?

 

Para fazer o Payback utilize a sua fórmula:

Payback = investimento / receita.

Apresente o cálculo e explique o valor achado e se ele demonstra a viabilidade do projeto. A resposta que você vai encontrar é o tempo em que o dinheiro investido será recuperado.

 

(b) VPL. Valor Presente Líquido.

Para achar o VPL, vamos utilizar o site: https://fazaconta.com/matematica-financeira-val-tir.htm

 

Para isso, basta ir no campo “Cálculo On line do VPL” e lançar os seguintes valores: “Taxa de juros” e Fluxo de caixa:

Digite a taxa de 8,5%

Fluxo de Caixa digite a última linha da sequência do fluxo de caixa do congresso (quadro 1):

-733.333,34

1.696.666,67

1.696.666,67

1.696.666,67

1.696.666,67

-733.333,34

 

A resposta que você vai encontrar é o valor em reais do investimento feito ao longo do tempo, trazido para o presente. Você vai perceber que quanto maior o VPL maior a viabilidade do investimento.

 

(c) TIR. Taxa Interna de Retorno.

Para TIR vamos usar o site “Cálculo On line da TIR: https://fazaconta.com/matematica-financeira-val-tir.htm

Para efetuar o cálculo vamos digitar os dados conforme a sequência:

 

Digitar a última linha do fluxo de caixa do congresso (quadro 1):

 

-733.333,34 1.696.666,67 1.696.666,66 1.696.666,67 1.696.666,67 -733.333,33

 

A análise tem que considerar que quanto maior a TIR, melhor e mais lucrativo será o projeto. A TIR trabalha como se fosse uma taxa de juros que uma aplicação financeira vai render para ser tão lucrativa quanto o projeto.

 

Passo 2. Apresentação dos cálculos de gestão dos custos.

Agora que você demonstrou a viabilidade de realização do congresso, começa o seu grande desafio: acompanhar de perto a organização do evento e ficar de olho nos custos desta organização.

 

No começo da organização do congresso, todos muito envolvidos a animados, de certa forma fez com que alguns deslizes fossem encobertos. Agora, você está diante de um cenário que precisa ser analisado, conforme dados do Quadro 2.

QUADRO 2
CONTROLE DOS CUSTOS
	Período
	Mês 1	Mês 2	Mês 3	Mês 4	Mês 5	Mês 6
Pagamentos planejados	– R$ 733.333,33	– R$ 733.333,33	– R$ 733.333,33	– R$ 733.333,33	– R$ 733.333,33	– R$ 733.333,33
Pagamentos realizados	R$ 650.000,00	R$ 980.000,00	R$ 898.000,00
Planejamento acumulado	– R$ 733.333,33	R$ 1.466.666,67	R$ 2.200.000,01	R$ 2.933.333,34	R$ 3.666.666,67	R$ 4.400.000,00
Realizado acumulado	R$ 650.000,00	R$ 1.630.000,00	R$ 2.528.000,00

 

Chegando ao término do terceiro mês da organização do congresso, 50% da montagem está concluída e R$ 2.528.000,00 já foram gastos. Com esse desenvolvimento do projeto, você precisa mostrar aos investidores a realidade do projeto e calcular os índices básicos da gestão de custos.

 

Pede-se:

Passo 2

Você tem que apresentar os cálculos do Valor Agregado (VA) e do Índice de Desempenho de Custos (IDC), trazendo uma conclusão de como está a gestão de custos da organização do congresso.

 

Para analisar o IDC, recorra a tabela abaixo:

>1 (ou > 100%)– Desempenho positivo, está adiantado e/ou mais barato.

=1 (ou = 100%)– Desempenho dentro do esperado.

< 100%) – Desempenho fraco ou abaixo do planejado.

 

Para apresentar a gestão dos custos, preencha o quadro a seguir, e em seguida apresente seu parecer sobre esses custos apresentados.

VP	R$	Valor Planejado
VA	R$	Execução de 50%
CR	R$	Custo Realizado
VC	– R$	Variação de Custos
IDC = VA/CR		Índice de custos

 

ORIENTAÇÕES:

– Faça o download do arquivo Formulário Padrão, que está disponível no Material da Disciplina, para responder sua atividade MAPA;

– Assista ao vídeo explicativo disponível na SALA DO CAFÉ;

– Utilize o MATERIAL indicado para pesquisa e realização da atividade (não fazer cópia fiel do conteúdo) e referencie a(s) fonte(s) de pesquisa no final da atividade;

– Ao finalizar a atividade, envie o arquivo FORMULÁRIO PADRÃO preenchido corretamente no campo indicado dentro do ambiente da atividade MAPA (não serão aceitos arquivos fora da data de realização da atividade).

– CUIDADO PARA NÃO INSERIR O ARQUIVO ERRADO.